Los costos variables pueden hacernos tambalear más de una vez por ello es necesario saber cómo manejarlos y disminuir el golpe.
Tener un presupuesto fijo para tu empresa es una de las formas más responsables de planificar la cantidad de dinero que necesitas para cubrir tus costos y también para poder fijar tus precios, pero ¿Cómo planear cuando algunos de estos cambian mes a mes?
Un presupuesto normalmente tiene dos partes: costos fijos y costos variables.
Con los fijos no hay mucha preocupación ya que sabemos que no se van a mover; sin embargo, son los costos variables esos gastos difíciles de predecir. Por ello, los especialistas de Conta-on asociados nos brindan las herramientas necesarias para minimizar la incertidumbre y lograr que tu negocio siga creciendo sin enfrentarse a turbulencias como estas.
Lo primero que hay que saber es que los costos variables se pueden dividir en dos:
a) Costos de operación: Incluyen servicios públicos (agua y luz), gastos de uso de automóviles como gasolina, suministros de oficina y servicios profesionales cobrados por hora.
b) Costo de los bienes vendidos: A medida que aumenta el volumen de tu producción, los costos variables también aumentarán, ya que gastarás más en materias primas, comisiones por ventas y costos laborales directos.
¿Qué hacer para controlarlos?
1. Invierte en herramientas y prácticas que reduzcan los costos variables: Un gran ejemplo de un costo variable son los equipos de aire acondicionado que suelen dispararse en épocas de calor. Además de los equipos de refrigeración comercial, iluminación, calentadores solares, entre otros artefactos que pueden llegar a desestabilizar tu presupuesto mes a mes. Por ello es importante conocer sobre los cursos de eficiencia energética y si hay la posibilidad reemplazarlos por mecanismos de ahorro de energía como iluminación con sensores de movimiento o termostatos inteligentes. Estos pueden representar un poco de inversión inicial pero eventualmente se amortizan ayudando a mantener costos más bajos.
2. Calcula el gasto variable promedio: Otra forma de acercarse al comportamiento de los gastos variables es regresando y calculando cuánto se ha destinado a gastos variables en los últimos años. Aunque algunos meses pueden ser valores atípicos, si generalmente pagas la misma cantidad de costos cada año, es posible que después de todo no sean tan variables. Dicho esto, usa el monto promedio más alto en los últimos tres años como tu estimación base para lo que pagarás este año.
3. Siempre tener listo un “colchón”: Ahora que tienes maso menos claro cuánto es que gastarás en el rubro variable, sigue adelante y agrega un colchón (un monto extra) de 3 a 5% del total para responder a cuestiones como la inflación y otras anomalías.
4. Compara siempre tus gastos reales con tus estimaciones: Siempre es bueno realizar una comparación a final de año para ver realmente que tan lejos o cerca estabas de la realidad del gasto. Si estuvo dentro de su área de protección, es probable que estés en camino de obtener un resultado similar el próximo año. De lo contrario, regresa a tus cálculos y ve en dónde debes destinar más dinero.
5. Crear una cuenta de ahorros específicamente para gastos variables: Si realizaste un presupuesto prudente y terminas con un poco más de dinero, fuera de tu colchón al final del año, deposítalo en una cuenta de ahorros para ayudar a lidiar con las altas de precios. Aún mejor, deposita los fondos en exceso al final de cada mes, así puedes crear un fondo de emergencia para invertir si marzo es más frío o si septiembre es más cálido de lo esperado.
6. Obtener una línea de crédito para emergencias: Otra opción es tener una línea de crédito para este tipo de emergencias. No es necesario esperar a que las cosas se desmoronen para actuar. Puedes considerar este crédito empresarial como un plan de respaldo.
Por último recuerda que los gastos variables son, por su propia naturaleza, difíciles de planificar. Eso no significa que no se pueda hacer un plan para tratar con ellos. Cúbrelos minimizando su impacto, asignándoles un poco más del presupuesto que podrían necesitar y siempre consultando tus acciones con un contador para que lleve el orden de tus acciones.
